La nouvelle approche de la gestion de l’information sur les entreprises de soins de santé – DSE, EMR, EIM

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Introduction –

L’absence d’une approche de la gestion de l’information d’entreprise (EIM) spécifique à la santé, conforme et rentable est la principale raison de l’échec des initiatives d’intégration, de qualité des données, de reporting et de gestion des performances. Comment pouvez-vous construire une maison sans plomberie? À l’inverse, les organisations qui déploient avec succès les mêmes initiatives soulignent que l’EIM centrée sur la santé est la principale raison de leur réussite (février 2009 – AHA). Le coût d’EIM peut être stupéfiant, empêchant de nombreuses organisations de santé de tirer parti des informations de l’entreprise lors de la planification stratégique de l’ensemble du système. Si cela est prohibitif pour les grandes et moyennes organisations, comment les petites entreprises pourront-elles tirer parti de la technologie qui leur permet d’accéder à des informations vitales au sein de leur propre entreprise si les coûts empêchent la prise en compte?

Les bases –

Qu’est-ce que Enterprise Information Management?

Enterprise Information Management signifie que l’organisation a accès à 100% de ses données, que les données peuvent être échangées entre groupes / applications / bases de données, que les informations sont vérifiées et nettoyées et qu’une méthode de gestion des données de base est appliquée. Les valeurs aberrantes à EIM sont des entrepôts de données, tels qu’un entrepôt de données EHR, Business Intelligence et Performance Management. Voici une feuille de route, en termes simples, que les organisations de soins de santé suivent pour déterminer leurs exigences EIM.

Fait # 1: Chaque entité de soins de santé, agence, campus ou à but non lucratif sait quel logiciel il utilise pour ses opérations commerciales. Les applications peuvent être en silos, non accessibles par d’autres groupes ou départements, parfois au sein de l’équipe qui en est responsable. Si des informations devaient être fournies par des groupes au sein de l’entreprise, elles devaient être demandées, en terminologie métier, au groupe hôte, qui irait ensuite à la source d’informations (le logiciel et / ou la base de données susmentionnés), récupérerait ce qui est nécessaire et soumettrait au demandeur – avec un peu de chance, dans un format avec lequel le demandeur peut travailler (c’est-à-dire, exceller pour une analyse plus poussée par opposition à un document ou un PDF).

Fait n ° 2: Parce que la terminologie métier peut être différente au sein d’une organisation, il y aura d’autres «traductions» requises lors de l’incorporation des informations collectées à partir des différents progiciels. Cela peut être un cauchemar. La collecte d’informations, leur conversion en un format différent, leur traduction en termes commerciaux communs et leur préparation à la consommation sont des processus longs et coûteux, ce qui nous amène au fait # 3.

Fait # 3: Les consommateurs de l’information recueillie (gestion, analystes, etc.) doivent changer le type d’information requis – les demandes de rapport ponctuelles qui sont continuellement révisées afin qu’ils puissent changer leur vue dimensionnelle (comme tourner les rangées d’un cube de Rubik) pour obtenir seulement une couleur groupée, puis décider au lieu de s’aligner en rouge, ils aimeraient vraiment que le vert soit groupé en premier). Dans de nombreux cas, cela recommencera le processus de collecte, car l’ensemble d’informations initial manque les données nécessaires. Il exige également l’attention de ceux qui comprennent cette information – généralement un expert en la matière de chaque silo – des distractions coûteuses en temps et en argent qui affectent le demandeur ainsi que le groupe du propriétaire de l’information.

Fait # 4: Alors que les grandes organisations peuvent faire face à cette méthode coûteuse afin de recueillir suffisamment d’informations pour prendre des décisions stratégiques efficaces, le temps et l’argent constituent un obstacle pour les institutions plus petites ou à court d’argent.

Fait n ° 5: Si l’information était accessible (contrôles de sécurité et d’accès, prévention des accès non autorisés et inappropriés), les délais d’analyse s’améliorent, les résultats sont rapides, la planification stratégique efficace et les coûts en temps et en argent considérablement réduits.

L’intégration (avec le nettoyage des données, aka Data Quality) ne devrait pas être un concept étranger pour les organisations moyennes et plus petites. Le prix a été le facteur prépondérant qui empêche ces tiers de tirer parti des informations de l’entreprise. Un «plafond de verre», basé uniquement sur la limitation de la technologie à cause de l’étiquette de prix, interdit la prise en compte de l’EIM. C’est la faute des fournisseurs de technologie. Les fournisseurs de Business Intelligence, de Performance Management et d’intégration de données ont, sans le savoir, créé une guerre de classe entre les organisations de soins de santé grandes et moyennes. L’intégration de données est le plus grand coupable dans cette situation. Le coût de l’intégration dans le déploiement BI classique est généralement quatre fois supérieur au coût de la partie BI. Il est facile pour les fournisseurs de BI de séduire leurs perspectives avec la fonctionnalité et le coût raisonnable. Mais, quand l’intégration entre en jeu, la réticence sur le prix se présente dans le scénario. Aucune action n’est devenue la norme à ce stade.

Quelles sont les implications financières pour une organisation de soins de santé en maintenant le statu quo?

La détection de la fraude est le point central pour la CMS dans leurs exigences de DSE des organisations de soins de santé. Examinons de manière plus approfondie et plus significative l’impact du DSE. L’intégration, un élément important de la gestion de l’information d’entreprise dans la nouvelle approche, apporte des données de tous les silos de l’organisation, permettant à un composant de qualité des données de le vérifier et de le nettoyer. L’étape suivante consisterait soit à renvoyer le fichier à sa source d’origine dans un état précis et / ou à le placer dans un référentiel où il sera accessible aux auditeurs (pensez à CMS Sanctions Auditors), aux solutions de Business Intelligence et aux dossiers Electronic Health Records. Avec les DSE immédiatement accessibles, les hôpitaux et leurs pratiques périphériques peuvent vérifier les patients avec les payeurs, récupérer les antécédents médicaux pour les diagnostics et les décisions de traitement, et mettre à jour / ajouter des informations relatives aux patients. Quel impact sur le traitement l’examen des antécédents d’un nouveau patient at-il à la fois pour le patient et pour la pratique? Voici quelques éléments à considérer:

1. Diagnostic et traitements basés sur les dispositions antérieures du patient – réduction du temps de récupération, élimination des refus de Medicare / Medicaid / Payor (selon leur interprétation de la faute du praticien dans le traitement initial ou erreur entraînant un traitement supplémentaire).

2. La détection instantanée de la fraude des patients qui cherchent un traitement pour la même maladie à travers les pratiques au sein de l’organisation. L’abus de prescription et la fraude Medicare économise de l’argent non seulement pour les payeurs, mais l’organisation de soins de santé aussi bien.

3. L’Association of Fraud Examiners déclare que 9% du revenu d’un hôpital chaque année est réellement perdu à cause de la fraude.

Un impact négligé mais commun est dans le coût de la gestion des dossiers des patients. Des milliers de dossiers de fichiers stockés avec de nouvelles instances ajoutées chaque fois qu’un nouveau patient entre dans le système. Des millions de morceaux de papier capturant des informations sur les patients, des données sur les payeurs, des graphiques, des relevés de facturation et divers éléments tels que des copies de photo des identifiants des patients, sont tous stockés dans ces dossiers. Les dossiers sont ensuite stockés dans de vastes classeurs – auxquels les greffiers, les infirmières, les praticiens et le personnel asservi ont constamment accès. Le contenu des fichiers a été égaré ou mal classé. Des centaines, sinon des milliers, de pieds carrés étant consommés pour le stockage. L’AHA prévoit qu’une entreprise tirant parti des dossiers de santé électroniques récupérera pas moins de 15 000 pieds carrés d’espace utilisable. Cet espace peut être utilisé pour des services supplémentaires, ouvrant de nouveaux canaux de revenus. La justification est simple: combien cela coûterait-il à l’hôpital de construire 15 000 pieds carrés pour un nouveau service? Le coût moyen de construction des locaux utilisés pour les services de santé est de 65 $ par pied carré, soit 975 000 $ au total. Une solution EIM à travers la nouvelle approche serait inférieure à 20% de cela. Non seulement la solution EIM a-t-elle réduit les pertes de fraude, réduit le nombre de rencontres avec les payeurs, augmenté les fonds en caisse, mais elle ouvre également de nouveaux services à la communauté des patients et des revenus à l’organisation de soins de santé.

Les données électroniques sont coûteuses à leur manière. Mauvaise alias “Dirty” des données a un impact énorme. Les données peuvent être corrompues par une erreur de saisie, de maintenance des systèmes, de changement ou de mise à niveau de la plate-forme de base de données, de flux ou d’échange de données dans un format incompatible, de modification des applications frontales et de fraude. L’impact des mauvaises données a une relation de cause à effet qui est omniprésente dans le paysage financier:

1. Des données erronées peuvent entraîner des refus de payeurs. L’identification des membres non concordants, les codes DRG manquants, les champs vides où des données sont attendues sont des exemples de refus immédiats de revendications. Le délai réduit le montant de l’encaisse et prolonge d’au moins 30 jours le cycle de réclamation soumise.

2. Bad masques de données de fraude. Une inversion des chiffres dans un numéro de sécurité sociale, une réclamation déposée comme une personne pour le traitement d’un autre membre de la famille, des antécédents médicaux qui ne reflètent pas tous les diagnostics et traitements, car le patient n’a pas pu être identifié. La fraude a le plus grand impact sur le coût de la prestation des soins de santé aux États-Unis. En fin de compte, le système de santé doit absorber cette rentabilité, ce qui réduit la rentabilité et limite la croissance.

3. Des données incorrectes entraînent une non-conformité. CMS a déjà commencé l’architecture et le déploiement de Sanctions Data Exchanges. Ces échanges sont un réseau de référentiels de données qui sont utilisés pour se connecter au système de santé, récupérer les données liées au CMS et les stocker pour l’audit. La récupération ne sera limitée qu’aux rencontres avec des patients qui présentent un potentiel de déni ou de fraude, de sorte que le référentiel ne sera pas un magasin de toutes les consultations de patients Medicare et Medicaid. Mais, l’échange doit être capable de lire les données dans sa source de données fournisseur afin que le CMS puisse appliquer certaines conditions aux informations qu’il lit. Que se passe-t-il lorsque l’information est incomplète ou erronée? Le système de santé est tenu responsable des rencontres qu’il ne peut pas lire. Cela signifie des dénis de réclamations automatiques et irrécupérables AVANT un audit, indépendamment de la légitimité de la réclamation.

Le prix fixé par les entreprises de technologie de la santé Big Box

Les principaux logiciels de santé et fournisseurs de technologie (Big Box) sont-ils à la merci des prix? Probablement pas. Ils sont victimes de leurs propres stratégies de solution. Grâce à une croissance acquise et à une croissance organique (McKesson, Eclipsys, Cerner, etc.), ils trouvent que leurs solutions EIM perdent leur approche agnostique. C’est mauvais … très mauvais pour les systèmes de santé de toutes tailles. À de très rares exceptions près, la grande majorité des organisations de soins de santé n’achètent pas toutes les applications et tous les modules d’un seul lecteur de pile. Comment pourraient-ils? Les systèmes de soins de santé se développent de la même façon – certains sont organiques, d’autres sont acquis. Lorsqu’une organisation hospitalière découvre, au fil du temps, une application fiable, comme un système defacturation, il y a une énorme réticence à retirer une solution éprouvée que tout le monde sait utiliser. Parce que les principaux fournisseurs de technologies dans le domaine des soins de santé agissent comme un «guichet unique», ils passent le plus clair de leur temps à intégrer leur propre gamme de produits sans tenir compte des autres applications. Par la suite, ils se retrouvent piégés: ils doivent positionner tous les produits / modules pour maintenir l’accessibilité et l’intégrité de leurs données. Ceci est problématique pour l’hôpital qui essaie de résoudre un problème, mais qui doit ensuite acheter des solutions supplémentaires à appliquer aux zones qui ne sont pas cassées, juste pour pouvoir intégrer l’information. C’est comme aller à la quincaillerie pour un tournevis et revenir avec un ensemble d’outils de 112 pièces avec un chariot roulant de 4 pieds construit pour NASCAR. Vous n’utiliserez probablement jamais plus de 90% de ces outils et vous ne pourrez plus vous garer dans votre propre garage car la nouvelle boîte à outils prend trop de place!

Les ressources informatiques – y compris les personnes – doivent être utilisées. Dans l’économie actuelle, il est primordial de tirer parti du personnel informatique interne pour gérer une solution après le déploiement. Si ces ressources informatiques ne se sentent pas à l’aise pour soutenir le plan d’intégration, le statu quo sera justifié. C’est l’approche «anti» pour fournir des solutions dans l’industrie des soins de santé: les responsables des ventes des entreprises de technologie Big Box veulent que leurs commerciaux se retrouvent face à l’entreprise et cessent de vendre à l’informatique. Bien qu’il s’agisse d’une approche basée sur le bon sens, l’économie de 2010 exige que les TI doivent au moins valider leur capacité à administrer de nouvelles solutions technologiques. La perspective d’engagements de consultation professionnels à long terme à suivre après l’installation a diminué au même rythme que les marges bénéficiaires des établissements de santé.

L’habilitation de l’organisation de soins de santé à utiliser son personnel informatique existant pour administrer et développer avec les nouveaux produits ne fait pas partie du plan d’affaires lorsque les acteurs de la Big Box se lancent dans l’industrie. C’est exactement le contraire – les revenus récurrents provenant de longues et parfois permanentes missions de conseil en services professionnels font partie de la cible globale. Le devis initial pour une solution de Big Box est assez effrayant, mais le fait demeure qu’il n’est toujours pas représentatif de ce que le coût continu à maintenir grâce à des arrangements de consultation. Il s’agit d’un coût variable, difficile à prévoir, et qui rend fou les directeurs financiers et les cadres.

Résoudre le dilemme – Une meilleure solution grâce à une nouvelle approche à une fraction du coût

Lorsque Healthcare Business Experts combine des talents avec des architectes de technologie, les coûts d’EIM Solutions chutent considérablement. C’est la nouvelle approche de la MIE en soins de santé, qui offre aux organisations de santé la possibilité de fournir des solutions efficaces à des coûts considérablement réduits – ouvrant la porte aux systèmes de santé de toutes tailles.

La firme EIM (utilisant la nouvelle approche) par rapport aux fournisseurs de technologie de santé Big Box:

Les entreprises plus petites et plus agiles apportent de nombreux avantages aux organisations de soins de santé de toute taille. Les avantages:

1. Ils sont axés sur des verticales spécifiques – tout comme les fournisseurs Big Box Health Technology. Les experts en la matière dans les petites entreprises sont généralement des vétérans de l’industrie ayant des années d’expérience et de succès dans leur approche qui considèrent leur curriculum vitae comme une offre de service mieux utilisée lorsqu’ils peuvent appliquer leurs méthodes pour planifier leur stratégie avec succès. méthodes d’un joueur de Big Box. Leur revenu est meilleur puisque leurs revenus sont appliqués à des coûts d’exploitation plus faibles, ce qui permet de réduire les prix pour des solutions PLUS EFFICACES et d’offrir des relations clients / fournisseurs plus solides puisque la PME se limite à un certain nombre de clients.

2. Des solutions basées sur des approches et des stratégies éprouvées. Encore une fois, les PME de l’entreprise sont en mesure de définir une méthodologie qui peut être réutilisée ou reconfigurée dans chaque instance de client. Cela économise du temps et de l’argent pour le client, car la livraison est accélérée et le coût de l’architecture est éliminé.

3. Les entreprises développent elles-mêmes des solutions et des méthodologies agnostiques. Leur compréhension de la diversité des systèmes qui existent dans la technologie d’une organisation de soins de santé leur permet non seulement de développer des solutions adaptables, mais aussi d’ajouter un plan de gestion des processus d’affaires (BPM). Le BPM définira pour l’organisation EXACTEMENT comment les informations sont reçues, traitées, nettoyées, stockées, partagées et consultées. Il définira également un plan d’action pour la formation informatique pour l’administration et le soutien ainsi que les utilisateurs finaux à tous les niveaux sur la façon dont ils vont tirer parti à l’avenir. La planification BPM dans une organisation de soins de santé est un investissement à six chiffres avec un groupe de conseil externe. Les entreprises EIM l’incluront dans le coût de la solution. Fondamentalement, c’est la différence de se faire dire ce qui ne va pas et voici les recommandations pour le corriger par rapport à ce qui est faux et c’est ainsi que cela sera réglé avec la nouvelle solution.

Qu’est-ce qu’une solution EIM Firm typique?

1. Évaluation de la solution, notant les systèmes actuels, les sources de données et les méthodes de partage d’informations, les processus métier, l’identification du personnel clé, l’information, l’opportunité de fournir des informations et l’efficacité globale de l’information d’entreprise. Voir les figures 1 pour un exemple de la composante visuelle du processus d’information d’une évaluation réelle.

2. Solution EIM contenant un moteur d’intégration qui accède à toutes les sources de données: lecture et réécriture de la base de données ou de l’application, fourniture de services de qualité des données et maintien des normes HIPAA et HL7. Voir la figure 2 pour un diagramme.

3. Entrepôt de données du DSE. Un référentiel pour construire des dossiers de santé électroniques à travers le flux de données intégré.

4. Portail EHR pour l’entrée des patients (lorsque des informations supplémentaires doivent être ajoutées) via un navigateur.

5. Tableaux de bord de Business Intelligence pour les métriques, l’analyse AD Hoc et les Scorecards de gestion des performances sur les buts et objectifs organisationnels.

6. Implémentation et intégration sur site de la solution EIM.

7. Formation sur site lors de l’installation pour l’informatique et les utilisateurs finaux. Formation continue assurée par des webinaires, de la documentation et du personnel de soutien technique.

8. Relations entretenues par les experts en la matière pendant la durée de la solution.

9. La loi «HITECH» de stimulation paie 44 000 $ par médecin pour une solution de DSE mise en œuvre. La PME crée la demande de subvention à soumettre afin que l’organisation de soins de santé reçoive des fonds de stimulation pour payer la solution EIM totale

Elément clé de la solution

La livraison sur site et le support à temps plein sont essentiels. Mais, l’élément le plus important est la formation. Pourquoi? Comme indiqué plus haut, il est primordial que les investissements informatiques existants, à savoir le personnel, puissent non seulement administrer mais aussi conduire le développement selon les besoins. Dans les soins de santé, CMS géré Medicare / Medicaid est déjà des marges qui sont dans la négative. À mesure que les payeurs privés emboîteront le pas, le nombre de rencontres irrécouvrables augmentera, ce qui aura une incidence sur les modèles de rentabilité actuels et augmentera les coûts futurs du traitement. En réduisant les coûts informatiques, le qualificatif de coût total de possession (TCO) devrait en fait évoluer vers un retour sur investissement (ROI). Le retour sur investissement est immédiat pour cette approche de solution, mais il est soutenu d’année en année en tirant parti de l’informatique interne pour soutenir et développer. Maintenant, l’organisation de soins de santé a éliminé les engagements coûteux de consultation de service professionnel et les réinvestissements dans la nouvelle concession de caractéristiques. Cela prend un coût variable chaque année et en fait un montant fixe, mais plus petit – une approche financière raisonnable pour accomplir une stratégie éprouvée.

Résumé –

Pourquoi EIM? Qu’il s’agisse d’Omnibus, de «Obama» ou d’une édition (pas de révision) de l’industrie de la santé, les organisations de soins de santé connaissent ces vérités:

1. Les dossiers de santé électroniques sont nécessaires pour l’unité de détection de la fraude de la CMS. Chaque organisation doit se conformer à l’accessibilité, HIPAA et format. La fraude réduit les revenus globaux d’un hôpital de 9% (ACFE)

2. Les DSE / DSE se sont révélés très efficaces pour éliminer les déchets internes, la fraude chez les patients, la pratique frauduleuse et les frais généraux de papier. Une grande quantité d’espace dans les installations qui avaient été utilisées pour stocker les dossiers des patients sur support papier peut maintenant être utilisée pour fournir des services supplémentaires et ouvrir de nouvelles sources de revenus.

3. Les données incorrectes ou «sales» en format électronique ou papier sont coûteuses. Selon l’AHA (septembre 2008), le coût moyen d’un dossier patient avec des informations correctes ou précises est de 343 $ par année. Le coût annuel d’un dossier patient avec une mauvaise information est de 2 054 $ par année. En moyenne, 18% des informations sur les patients dans une organisation de soins de santé sont mauvaises.

4. Les stratégies élaborées par les organisations de soins de santé sans que 100% des informations qu’elles possèdent soient aussi pertinentes et en temps opportun sont inefficaces. Les objectifs ne peuvent être définis, les processus réussis ne peuvent être identifiés et les plans d’amélioration ont peu ou pas de paramètres pour déterminer le succès.

5. La loi Stimulus / HITECH verse 44 000 $ par médecin lorsque le DSE fait partie de la solution EIM. Avec les petites entreprises EIM, Stimulus paie pour toute la solution.

Pourquoi une nouvelle approche EIM Firm?

1. Domaine d’expertise Expertise de consultants ayant des méthodologies éprouvées.

2. Agilité pour s’adapter aux besoins du client au lieu de l’approche Big Box du client s’adaptant à leurs limites de produit.

3. Une meilleure solution à une fraction du coût. Leurs solutions sont basées sur les besoins et non sur les fonctionnalités.

4. Relations avec le fournisseur, résultant en des services améliorés, des valeurs maximales des solutions du fournisseur et une approche ciblée aux besoins et aux objectifs du client.

5. Un retour sur investissement par opposition à un coût total de possession. Les clients ont besoin de voir les solutions se rentabiliser immédiatement et ensuite récupérer les pertes de revenus tout en offrant des canaux aux nouveaux centres de profit.

Scott Schledwitz est un expert en matière de planification stratégique des soins de santé, d’intégration de l’information, de qualité des données et de méthodologies de tableau de bord prospectif. Il a développé des produits et des pratiques de solution pour les mesures de conformité, les rapports et la planification utilisés par divers organismes aux États-Unis aux niveaux fédéral et étatique. Dans les soins de santé, il a consulté des systèmes hospitaliers allant de 1 à 100 campus, leur fournissant des évaluations et des solutions pour améliorer l’efficacité de l’information, étendre l’information à l’échelle de l’entreprise et développer des stratégies organisationnelles. Grâce à une méthodologie de tableau de bord prospectif, il a conseillé ces organisations sur la façon d’identifier leurs objectifs, les processus réussis, de définir des projets pour surmonter les lacunes et voir les résultats dans un tableau de bord facile à comprendre.